Het seizoen is ruim anderhalve maand onderweg en deze week hebben we onze eerste bestuursvergadering gehouden. Dat lijkt redelijk aan de late kant, maar wees gerust. Het besturen van de vereniging gebeurt niet alleen tijdens een reguliere bestuursvergadering. Juist niet, zou ik haast willen zeggen. Het is zeker niet zo dat de bestuursleden alleen maar tijdens een bestuursvergadering met elkaar spreken over lopende zaken, ontwikkelingen en vergezichten.

Gedurende de week is er veel onderling contact tussen de bestuursleden over allerhande onderwerpen. Veelal gaat het dan over zaken die op korte termijn spelen, zeg maar de operationele zaken. Dat contact verloopt dan via email, telefoon, whatsapp of ‘eventjes’ op de club. Het zijn communicatiemiddelen die het de laatste jaren makkelijker hebben gemaakt om te overleggen en soms ook besluiten te nemen.

Het stelt ons ook in staat om tussen andere drukke werkzaamheden door ons met onze club bezig te houden, zonder dat we daarvoor direct op de club aanwezig te hoeven zijn. Dus na een werkdag op weg naar huis even met elkaar bellen, ’s avonds voor het zelf sporten nog even een email beantwoorden of elkaar via een app over iets informeren.

Het heeft ook tot gevolg dat de frequentie van bestuursvergaderingen lager is komen te liggen de afgelopen jaren. We hebben nu voorlopig een frequentie van 1x per maand met elkaar afgesproken. Onderwerpen die in de tussentijd met elkaar zijn uitgewisseld worden indien nodig dan kort definitief afgestemd en formeel besloten.

Een gebruikelijk en veel voorkomend vast agendapunt tijdens vergaderingen is  ‘ingekomen stukken’. Door het veelvuldige contact tussen bestuursleden is dit inmiddels van onze agenda verdwenen. De tijd dat de secretaris met een stapel post onder de arm de bestuurskamer binnenkwam om vervolgens te verdelen en mededelingen over te doen is voorbij. Dat heeft niet alleen te maken dat we helaas de vacature secretaris nog niet hebben ingevuld, maar ook omdat de inkomende post in onze brievenbus per maand op een hand te tellen is. De inkomende post komt met name via email binnen en kan direct met elkaar worden gedeeld.

Onderwerpen die meer tijd verlangen om te bespreken, zullen daarmee ook daadwerkelijk meer de gewenste tijd krijgen. Deze week spraken we onder andere over de aanleg van een tweede kunstgrasveld. Een onderwerp waar je niet even tussendoor of via whatsapp met elkaar over spreekt of besluit.

Je zou verwachten dat de vergadertijd door het regelmatige ‘tussendoor’-overleg ook korter is. De praktijk was deze week anders. We waren een half uurtje langer bezig dan vooraf gepland. Of dat kwam door de vergaderdiscipline, een te uitgebreide agenda of aan voorzittende kwaliteiten laat ik in het midden. Constructief was het in ieder geval wel.



- laatste columns